2007-02-13

[轉錄]混亂管理學 激出新創意

我的桌子很亂,隨時堆滿了書本、剪報、字典、飲料盒、還有玩具....所以看到這種文章就會很有認同感XD
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2007.01.31/ 天下雜誌第365期 作者:辜樹仁

桌子應該好好清一清了!」當你看到自己的辦公桌,也許心裡正在嘀咕著這一句話。心想自己的辦公桌如果能維持整潔,辦起事來一定更有效率。通常老闆也都會要求自己的員工,要維持辦公室的整潔,讓客人留下好的印象。美國通用汽車與優比速快遞公司(UPS),就有明確的辦公室整潔規定。

換句話說,大家似乎已經認定混亂、沒有秩序是不好的,使大部份人都對自己不夠整齊乾淨,或是公司組織混亂、規劃不足,而有些罪惡感。美國人每年就花了幾百萬美元給顧問公司,協助自己的公司建立一個嚴謹、有秩序的組織。

但美國哥倫比亞大學管理學教授亞伯拉遜(Eric Abrahamson)與統計學家弗里曼(David Freedman)最近合寫的新書《完美的混亂》(A Perfect Mess)認為,大家都忽略了其實允許適當程度的混亂,是一件聰明的事。這不僅可以應用到個人及企業組織上,工作流程的設計,也可以派上用場。從家裡到辦公室,從個人到社會,混亂有時是有幫助的。

美國波士頓近郊一家與眾不同的書店New England Mobile Book Fair,就是一個有趣的例子。在這家書店裡,書籍的排列並不像一般書店一樣以內容分類,而是出版社將書寄來之後,員工就直接將一整箱的書堆放在同一個架上,不再進一步整理分類。整個書店就這樣到處堆滿了沒有分類的書籍與箱子,一眼望去就跟倉庫沒兩樣。儘管雜亂無章,但書店的年營業額卻可以達到一千萬美元,比附近邦諾(Barnes & Noble)、博得(Borders)等四家大型連鎖書店還要高。原來,New England Mobile Book Fair因為不需要雇用大量員工整理書店,省下大筆經費,可以壓低價格。

另外,他們也發覺,顧客其實很喜歡在雜亂的書籍叢林中,自己尋寶,因為這樣可以發現一些平常不會注意到的有趣書籍。

New England Mobile Book Fair的成功,其實就和要不要花時間維持辦公桌整潔的道理一樣。

桌子混亂有好處
研究人員發現,一張混亂的桌子,更真實地呈現了一個人的工作型態與習慣,有時辦事效率會更高。因為,整理辦公桌的時間被省下來後,可以拿來做決定或聯絡客戶等更重要的事。也就是說,維持整潔是要付出成本的。

而且,在一張不是很整齊的桌上,重要與急迫的文件通常都會堆在最上面。不是很重要的,就會被埋在裡面。調查結果證明,認為自己桌子非常整齊的人,比桌子不整齊的人,多花了三六%的時間找東西。

桌子混亂的另一個好處,是有時可以帶來意外的創意。因為在混亂的桌子上,常有毫不相干的文件堆在一起,有時可以發現意想不到的關聯性,幫助你產生新的創意。這在整齊的桌上,可能就不會發生。美國人力資源公司亞吉龍(Ajilon Office)的調查就發現,教育程度、薪水、經驗愈高,桌子就愈混亂。

混亂管理學除了可以應用在個人身上之外,也可以應用在公司營運上。

混亂可增加企業彈性
美國一家航太公司Scaled Composites不像一般企業有一套完整的人力資源管理策略與標準,總喜歡不按牌理出牌,時常聘請毫無相關經驗的人,因為他們總能發現公司內部員工無法察覺的問題。就是在這一批人的幫助下,Scaled Composites成功開發出美國第一架民間自行製造的太空船。

制定企業策略時,最好也留下一些混亂的空間,讓公司可隨時因應市場變化做出調整。

美國奧勒岡大學商學院教授史塔巴克(William Starbuck)認為,過度遵守自己訂定的策略,有時會為公司帶來傷害。因為,市場充滿了太多像油價波動、新科技應用、戰爭等不確定性因素,而且競爭對手會想盡辦法發覺你的下一步是什麼。所以,策略上保持一定程度的混亂,可以增加企業營運上的彈性。

另外,就像混亂的辦公桌一樣,創意在一個太有秩序、太規律率的環境下,很難被激發出來。微軟的軟體設計師,過去都會定期開會討論新想法。但新任技術長歐席(Ray Ozzie)上任後,就將本來死板的做法,改變為隨時隨地利用大家面對面的時間,彼此討論、激發新的想法,隨時抓住瞬即消逝的創意。

雖說混亂會帶來許多意想不到的效果,但這並不是說可以無限制的混亂,或是所有事都不需要規劃。混亂與整齊之間,必須找到一個平衡點。一個簡單的衡量標準就是,如果個人工作或是公司營運愈來愈順利,就可以繼續維持目前的混亂程度。如果事情變糟,可能就要好好整理一下,換個方式。就像混亂的桌子會為你帶來意想不到的好處,但也不能亂到沒有工作的空間。